CÁC ĐIỀU KHOẢN VÀ ĐIỀU KIỆN CHUNG VỀ BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Ngày 11-07-2024 Lượt xem 217

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ HÓA CHẤT NAKAGAWA VIỆT NAM (“NCEV”)

CÁC ĐIỀU KHOẢN VÀ ĐIỀU KIỆN CHUNG

VỀ BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Điều 1: Giải thích từ ngữ

Dữ liệu cá nhân (Sau đây gọi tắt là “DLCN”) là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể. DLCN bao gồm DLCN cơ bản và DLCN nhạy cảm.
Thông tin giúp xác định một con người cụ thể là thông tin hình thành từ hoạt động của cá nhân mà khi kết hợp với các dữ liệu, thông tin lưu trữ khác có thể xác định một con người cụ thể.
DLCN cơ bản bao gồm:

Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có);
Ngày, tháng, năm sinh; ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích;
Giới tính;
Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ;
Quốc tịch;
Hình ảnh của cá nhân;
Số điện thoại, số chứng minh nhân dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số biển số xe, số mã số thuế cá nhân, số bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế;
Tình trạng hôn nhân;
Thông tin về mối quan hệ gia đình (cha mẹ, con cái);
Thông tin về tài khoản số của cá nhân; DLCN phản ánh hoạt động, lịch sử hoạt động trên không gian mạng;
Các thông tin khác gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể không thuộc quy định tại khoản 4 Điều này.

DLCN nhạy cảm là DLCN gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân mà khi bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân gồm:

Quan điểm chính trị, quan điểm tôn giáo;
Tình trạng sức khỏe và đời tư được ghi trong hồ sơ bệnh án, không bao gồm thông tin về nhóm máu;
Thông tin liên quan đến nguồn gốc chủng tộc, nguồn gốc dân tộc;
Thông tin về đặc điểm di truyền được thừa hưởng hoặc có được của cá nhân;
Thông tin về thuộc tính vật lý, đặc điểm sinh học riêng của cá nhân;
Thông tin về đời sống tình dục, xu hướng tình dục của cá nhân;
Dữ liệu về tội phạm, hành vi phạm tội được thu thập, lưu trữ bởi các cơ quan thực thi pháp luật;
Thông tin khách hàng của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán, các tổ chức được phép khác, gồm: thông tin định danh khách hàng theo quy định của pháp luật, thông tin về tài khoản, thông tin về tiền gửi, thông tin về tài sản gửi, thông tin về giao dịch, thông tin về tổ chức, cá nhân là bên bảo đảm tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán;
Dữ liệu về vị trí của cá nhân được xác định qua dịch vụ định vị;
DLCN khác được pháp luật quy định là đặc thù và cần có biện pháp bảo mật cần thiết.

Bảo vệ DLCN là hoạt động phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn, xử lý hành vi vi phạm liên quan đến DLCN theo quy định của pháp luật.
Chủ thể dữ liệu là cá nhân được DLCN phản ánh.
Xử lý DLCN là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới DLCN, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy DLCN hoặc các hành động khác có liên quan.
Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu là việc thể hiện rõ ràng, tự nguyện, khẳng định việc cho phép xử lý DLCN của chủ thể dữ liệu.
Bên Kiểm soát DLCN là tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý DLCN.
Bên Xử lý DLCN là tổ chức, cá nhân thực hiện việc xử lý dữ liệu thay mặt cho Bên Kiểm soát dữ liệu, thông qua một hợp đồng hoặc thỏa thuận với Bên Kiểm soát dữ liệu.
Bên Kiểm soát và/hoặc xử lý DLCN là NCEV, được quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý DLCN.
Bên thứ ba là tổ chức, cá nhân ngoài Chủ thể dữ liệu, Bên Kiểm soát DLCN, Bên Xử lý DLCN, Bên Kiểm soát và xử lý DLCN được phép xử lý DLCN.
Xử lý DLCN tự động là hình thức xử lý DLCN được thực hiện bằng phương tiện điện tử nhằm đánh giá, phân tích, dự đoán hoạt động của một con người cụ thể, như: thói quen, sở thích, mức độ tin cậy, hành vi, địa điểm, xu hướng, năng lực và các trường hợp khác.
Chuyển DLCN ra nước ngoài là hoạt động sử dụng không gian mạng, thiết bị, phương tiện điện tử hoặc các hình thức khác chuyển DLCN của công dân Việt Nam tới một địa điểm nằm ngoài lãnh thổ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hoặc sử dụng một địa điểm nằm ngoài lãnh thổ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam để xử lý DLCN của công dân Việt Nam, bao gồm:

Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chuyển DLCN của công dân Việt Nam cho tổ chức, doanh nghiệp, bộ phận quản lý ở nước ngoài để xử lý phù hợp với mục đích đã được chủ thể dữ liệu đồng ý;
Xử lý DLCN của công dân Việt Nam bằng các hệ thống tự động nằm ngoài lãnh thổ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam của Bên Kiểm soát DLCN, Bên Kiểm soát và xử lý DLCN, Bên Xử lý DLCN phù hợp với mục đích đã được chủ thể dữ liệu đồng ý.

Điều 2: Mục đích xử lý DLCN

Đối với khách hàng

Cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc hỗ trợ khách hàng sử dụng các sản phẩm/dịch vụ của NCEV;
Thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng và thực hiện các hoạt động hậu mãi sau bán hàng;
Điều chỉnh, cập nhật, bảo mật và cải tiến các sản phẩm, dịch vụ, thiết bị mà NCEV đang cung cấp cho khách hàng;
Xác minh danh tính và đảm bảo tính bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng;
Đáp ứng các nhu cầu về sản phẩm/dịch vụ và như cầu hỗ trợ khách hàng;
Thông báo cho khách hàng về những thay đổi đối với các chính sách của sản phẩm, dịch vụ mà NCEV đang cung cấp;
Tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường, thăm dò dư luận nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ hoặc để nghiên cứu phát triển các sản phẩm/dịch vụ mới nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng;
Ngặn chặn và phòng chống gian lận, đánh cắp danh tính và các hoạt động bất hợp pháp khác;
Để có cơ sở thiết lập, thực thi các quyền hợp pháp hoặc bảo vệ các khiếu nại pháp lý của NCEV, Khách hàng hoặc bất kỳ cá nhân nào. Các mục đích này có thể bao gồm việc trao đổi dữ liệu với các công ty và tổ chức khác để ngăn chặn và phát hiện gian lận;
Tuân thủ pháp luật hiện hành, các tiêu chuẩn ngành có liên quan và các chính sách hiện hành khác của NCEV;
Bất kỳ mục đích nào khác dành riêng cho hoạt động vận hành của NCEV;
Bất kỳ mục đích nào khác mà NCEV thông báo cho Khách hàng, vào thời điểm thu thập dữ liệu cá nhân của Khách hàng hoặc trước khi bắt đầu xử lý liên quan hoặc theo yêu cầu khác hoặc được pháp luật hiện hành cho phép.NCEV sẽ yêu cầu sự cho phép của Khách hàng trước khi sử dụng dữ liệu cá nhân của Khách hàng theo bất kỳ mục đích nào khác ngoài các mục đích đã được nêu tại Điều 2 khoản 1 trên, vào thời điểm thu thập dữ liệu cá nhân của Khách hàng hoặc trước khi bắt đầu xử lý liên quan hoặc theo yêu cầu khác hoặc được pháp luật hiện hành cho phép.

2. Đối với người lao động/cộng tác viên

Tuyển dụng, ký kết, thực hiện hợp đồng lao động, thanh toán lương thưởng, phúc lợi lao động;
Đăng ký Bảo hiểm xã hội, thực hiện các quyền và nghĩa vụ về Bảo hiểm xã hội cho người lao động/cộng tác viên;
Đăng ký thuế, nộp thuế Thu nhập cá nhân cho người lao động/cộng tác viên;
Khám sức khỏe, kiểm soát an ninh, liên hệ trong trường hợp khẩn cấp;
Chia sẻ thông tin người lao động cho bên thứ ba (Cơ sở khám sức khỏe, Ngân hàng, Nhà cung cấp xe, khách hàng, nhà cung cấp….) với mục đích: kiểm tra sức khỏe, tạo tài khoản nhận lương, sắp xếp xe đưa đón, thực hiện công việc được quy định trong hợp đồng lao động,...

3. Đối với nhà cung ứng và đối tác

Phục vụ cho việc định danh và xác thực Nhà Cung cấp;
Phân tích, tổng hợp, xử lý giải quyết các yêu cầu của Nhà Cung Cấp trong quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với NCEV;
Thống kê, đối chiếu, xử lý và quản trị cơ sở dữ liệu;
Liên hệ đặt hàng, ký kết hợp đồng kinh tế, thực hiện đơn hàng, bảo hành sản phẩm, dịch vụ;
Cung cấp sản phẩm, dịch vụ; tiếp thị, quảng cáo sản phẩm, dịch vụ tới Bên thứ ba;
Xử lý các yêu cầu của Bên thứ ba liên quan đến sản phẩm, dịch vụ cung cấp;
Điều tra, giải quyết thắc mắc, khiếu nại của Bên Thứ Ba đối với hàng hóa, dịch vụ;
Thông báo cho Chủ thể dữ liệu về những thay đổi, chính sách mua hàng;
Tuân thủ luật hiện hành, các quy định có liên quan của nhà nước;

Điều 3: Thời hạn xử lý DLCN

NCEV sẽ lưu trữ DLCN do Bên Cung Cấp cung cấp trên hệ thống nội bộ của NCEV trong quá trình cung cấp dịch vụ, thực hiện hợp đồng hoặc cho đến khi hoàn thành mục đích kiểm soát, xử lý hoặc cho đến khi việc tuân thủ các nghĩa vụ theo luật định cho phép và các tranh chấp được giải quyết.

Điều 4: Các loại DLCN được xử lý

NCEV có thể thu thập và xử lý các loại thông tin cá nhân sau đây:

DLCN cơ bản bao gồm:

Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có);
Ngày, tháng, năm sinh; ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích;
Giới tính;
Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ;
Quốc tịch;
Hình ảnh của cá nhân;
Số điện thoại, số chứng minh nhân dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số biển số xe, số mã số thuế cá nhân, số bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế;
Tình trạng hôn nhân;
Thông tin về mối quan hệ gia đình (cha mẹ, con cái);
Thông tin về tài khoản số của cá nhân; dữ liệu cá nhân phản ánh hoạt động, lịch sử hoạt động trên không gian mạng;
Các thông tin khác gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể không thuộc Dữ liệu cá nhân nhạy cảm;
Các dữ liệu khác theo quy định pháp luật hiện hành.

2. DLCN nhạy cảm bao gồm:

Thông tin số tài khoản ngân hàng;
Tình trạng sức khỏe và đời tư được ghi trong hồ sơ bệnh án, không bao gồm thông tin về nhóm máu;
Thông tin liên quan đến nguồn gốc chủng tộc, nguồn gốc dân tộc;
Dữ liệu về tội phạm, hành vi phạm tội được thu thập, lưu trữ bởi các cơ quan thực thi pháp luật;

Điều 5: Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu

Chủ thể dữ liệu xác nhận rằng, Chủ thể dữ liệu đã được NCEV thông báo, đã biết và đồng ý với toàn bộ các nội dung cần được thông báo trước khi NCEV xử lý dữ liệu. Theo đó, NCEV không cần thực hiện lại các thông báo này trước khi xử lý DLCN của Chủ thể dữ liệu.

Điều 6: Lưu trữ DLCN

DLCN của Chủ thể dữ liệu sẽ được lưu trữ bằng hệ thống lưu trữ nội bộ của NCEV. Mọi DLCN của Chủ thể dữ liệu sẽ được lưu trữ trong một thời gian cần thiết trong hệ thống cơ sở dữ liệu nhà cung cấp của NCEV mà chỉ những cá nhân có thẩm quyền mới có thể truy cập và sử dụng cho Các Mục đích trong Thông báo này.

Điều 7: Cam kết của các bên

1. Cam kết của NCEV

1.1 Chính Sách này diễn giải mục đích và phương pháp NCEV kiểm soát và/hoặc xử lý DLCN mà Bên Cung Cấp cung cấp khi chuẩn bị giao dịch, trong quá trình thực hiện giao dịch với NCEV hoặc tương tác với NCEV. Chính Sách này cũng hướng dẫn Bên Cung Cấp cách thức thực hiện các quyền liên quan đến DLCN của mình.

1.2. NCEV cam kết tuân thủ các nguyên tắc sau trong quá trình kiểm soát, xử lý thông tin cá nhân của Bên Cung Cấp:

a. DLCN của Bên Cung Cấp được kiểm soát, xử lý một cách hợp pháp, công bằng, minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật áp dụng;

b. DLCN của Bên Cung Cấp được thu thập với mục đích cụ thể, rõ ràng, hợp pháp và sẽ không được xử lý ngoài các mục đích đã nêu tại Chính Sách này và phù hợp với quy định pháp luật áp dụng;

c. DLCN của Bên Cung Cấp được lưu trữ một cách thích hợp và trong phạm vi cần thiết nhằm mục đích xử lý phù hợp với quy định pháp luật áp dụng;

d. DLCN của Bên Cung Cấp là chính xác, được cập nhật và các dữ liệu không chính xác liên quan đến mục đích xử lý sẽ được xóa hoặc sửa kịp thời phù hợp với quy định pháp luật áp dụng;

e. NCEV áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với quy định pháp luật áp dụng nhằm đảm bảo tính an toàn của DLCN ở mức thích hợp, bao gồm các biện pháp bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép hoặc bất hợp pháp DLCN và sự phá hủy, mất, thiệt hại ngoài ý muốn.

1.3. NCEV đảm bảo và tự chịu trách nhiệm với các đối tác của mình (nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp khác, khách hàng v.v…) cũng tuân thủ việc bảo vệ DLCN theo quy định pháp luật.

1.4. NCEV cam kết tuân thủ các nguyên tắc khác được pháp luật quy định về bảo vệ DLCN, đặc biệt là các quy định liên quan đến quyền của người sở hữu dữ liệu và các nghĩa vụ về chuyển giao dữ liệu ra nước ngoài.

2. Cam kết của Bên Cung Cấp DLCN

2.1. Bên Cung Cấp tự nguyện đồng ý và hiểu rõ các nội dung quy định tại từng Điều khoản của Cam kết này.

2.2. Trường hợp Bên Cung Cấp là Bên kiểm soát hoặc Bên kiểm soát và xử lý DLCN, Bên Cung Cấp đảm bảo:

a. Chủ thể dữ liệu đã biết rõ và đồng ý toàn bộ với nội dung về việc thông báo xử lý DLCN được thực hiện một lần trước khi tiến hành đối với hoạt động xử lý DLCN; và nội dung quy định tại Điều 2 Cam kết này trước khi đồng ý cho Bên Cung Cấp tiến hành thu thập DLCN, phù hợp với các quy định tại Cam kết này và Luật bảo vệ dữ liệu;

b. Đã lập hồ sơ đánh giá tác động của việc xử lý DLCN đối với DLCN.

2.3. Bên Cung Cấp đảm bảo và bồi thường cho NCEV các thiệt hại do Bên Cung Cấp không thực hiện theo đúng cam kết theo quy định tại Điều này.

Điều 8: Quyền của Chủ thể dữ liệu

Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, Chủ thể dữ liệu có quyền:

Được biết về hoạt động xử lý DLCN của mình;
Đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý về việc xử lý DLCN của mình;
Truy cập để xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa DLCN của mình;
Xóa hoặc yêu cầu xóa DLCN của mình;
Hạn chế và phản đối việc xử lý DLCN;
Yêu cầu NCEV cung cấp cho bản thân DLCN của mình mà NCEV đang có/lưu trữ;
Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật khi xảy ra vi phạm quy định về bảo vệ DLCN của mình;
Tự bảo vệ theo quy định của Bộ luật dân sự, luật khác có liên quan hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện các phương thức bảo vệ quyền dân sự theo quy định tại Điều 11 Bộ luật dân sự.

Lưu ý rằng:

Khi Bên Cung Cấp có các yêu cầu như không đồng ý/rút lại sự đồng ý/hạn chế/phản đối xử lý DLCN hoặc yêu cầu xóa DLCN của Bên Cung Cấp:

NCEV có thể sẽ không tiếp tục cung ứng các dịch vụ cho Bên Cung Cấp hoặc thực hiện bất kỳ hợp đồng nào mà chúng tôi đã giao kết với Bên Cung Cấp và sẽ không chịu trách nhiệm trong trường hợp chúng tôi không tiếp tục cung ứng các dịch vụ hoặc thực hiện hợp đồng của chúng tôi với Bên Cung Cấp; và/hoặc
NCEV cần xem xét đến các trách nhiệm và nghĩa vụ pháp lý phát sinh liên quan đến việc sao lưu, tiếp tục lưu trữ và/hoặc xử lý DLCN của Bên Cung Cấp nhằm mục đích tuân thủ các quy định của pháp luật.
NCEV không đồng ý đối với các yêu cầu rút lại sự đồng ý về việc xử lý DLCN trong một số trường hợp liên quan đến việc tuân thủ các quy định của pháp luật.

Điều 9: Miễn trừ trách nhiệm

NCEV được miễn trừ bất kỳ trách nhiệm nào bao gồm cả trách nhiệm thanh toán các khoản bồi thường thiệt hại, bồi hoàn hay bất kỳ chi phí liên quan nào đối với những thiệt hại, tổn thất của Bên Cung Cấp Dữ Liệu phát sinh do:

1. Bên Cung Cấp dữ liệu:

a. Vì bất kỳ lý do gì không nhận được hoặc không tiếp cận (các) thông báo đã được NCEV gửi đi thành công bao gồm nhưng không giới hạn các nguyên nhân do bản thân Bên Cung Cấp; Bên Cung Cấp không cập nhật kịp thời và đầy đủ nội dung thay đổi của Bản Điều Khoản Điều Kiện này thông qua các phương thức mà NCEV đã lựa chọn thông báo; niêm yết.

b. Phải gánh chịu thiệt hại phát sinh trực tiếp do lỗi, hành vi vi phạm của Bên Thứ Ba mà hành vi đó nằm ngoài khả năng kiểm soát của NCEV.

NCEV không thể cập nhật, đăng tải và/hoặc hiển thị liên tục, đầy đủ, rõ ràng các nội dung của Bản Điều Khoản Điều Kiện này do những nguyên nhân ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của NCEV bao gồm nhưng không giới hạn các trường hợp hệ thống hạ tầng kỹ thuật của NCEV gặp sự cố xuất phát từ lỗi của Nhà cung cấp dịch vụ của NCEV hoặc hệ thống, hạ tầng kỹ thuật của NCEV bị xâm phạm, làm hại bới các loại virus, phần mềm gián điệp, phần mềm quảng cáo hay bất kỳ hành động can thiệp, tấn công mạng nhằm mục đích phá hoại, gây hại nào.
Xảy ra những sự kiện bất khả kháng nằm ngoài khả năng kiểm soát của NCEV và trực tiếp gây ra tổn thất, thiệt hại cho Bên Cung Cấp Dữ Liệu và cản trở khả năng của NCEV trong quá trình thực hiện các nghĩa vụ đối với Bên Cung Cấp Dữ Liệu, bao gồm nhưng không giới hạn chiến tranh hoặc nội chiến, thiên tai, dịch bệnh, đình công, bãi công, thay đổi pháp luật hoặc các sự kiện bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật hoặc theo tuyên bố, yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bất kể (những) sự kiện này phát sinh trong hoặc ngoài Việt Nam.
Các trường hợp NCEV được miễn trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 10: Điều khoản thi hành

Bản Điều Khoản Điều Kiện này được xác lập, điều chỉnh bởi và giải thích theo Pháp luật Việt Nam.
Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, các Bên có quyền yêu cầu Tòa án có thẩm quyền theo luật để giải quyết.
Những nội dung chưa được quy định tại Bản Điều Khoản Điều Kiện này, các Bên thống nhất các hợp đồng, văn bản thỏa thuận liên quan đến việc thực hiện giao dịch và Kiểm soát và/hoặc Xử lý dữ liệu đã ký với Bên Cung Cấp Dữ Liệu/Chủ Thể Dữ Liệu, theo quy định của NCEV và quy định của Pháp luật.
Bản Điều Khoản Điều Kiện này có hiệu lực kể từ ngày Bên Cung Cấp Dữ Liệu xác nhận đồng ý.